Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà lãnh đạo nước ngoài. Thường không biết rõ các báo cáo tài chính do nhân viên mình chuẩn bị có tuân thủ chế độ và chuẩn mực kế toán Việt Nam hay không. Dẫn tới thông thường sau các cuộc kiểm toán độc lập. Phát sinh rất nhiều các sai sót dẫn tới bút toán điều chỉnh nhiều. Tốn nhiều thời gian giải trình báo cáo với Công ty mẹ. Cũng như ảnh hưởng đến việc ra quyết định của Doanh nghiệp. Vậy quy trình soát xét báo cáo tài chính mỗi tháng bao gồm những gì?
Dưới đây là 7 bước trong quy trình soát xét báo cáo tài chính tại một doanh nghiệp hàng tháng. Đáp ứng đầy đủ nguồn nhân lực thực hiện các công việc liên quan.
Xem thêm:
Hệ thống kế toán quản trị có giống kế toán tài chính
7 nguyên tắc kế toán cơ bản bạn cần phải nắm rõ
Kế toán quản trị có vai trò gì trong doanh nghiệp?
Các hình thức M&A phổ biến hiện nay
Lập danh sách các giao dịch phát sinh trong tháng
Tất cả các doanh nghiệp hàng tháng đều phải nhập các giao dịch tài chính phát sinh vào hệ thống sổ sách kế toán. Tuy nhiên, một vài giao dịch phát sinh trong tháng có thể bị bỏ sót. Dẫn đến những sai lệch trong báo cáo tài chính.
Nên lập hai danh sách, một ghi lại các giao dịch phát sinh hàng ngày/hàng tuần. Một ghi lại các giao dịch cuối tháng. Hai danh sách này nên được đặc biệt chú ý cũng như kiểm tra thường xuyên. Đảm bảo mọi giao dịch phát sinh đều được ghi nhận.
Đối với doanh nghiệp quy mô lớn, danh sách nên lập theo từng cột. Số thứ tự, mô tả các giao dịch, nhân lực phụ trách, ngày dự kiến hoàn thành, ngày thực tế hoàn thành.
Khi lập danh sách không nên phụ thuộc quá nhiều vào danh sách ban đầu. Bởi các giao dịch mới luôn luôn phát sinh. Phải được ghi nhận kể cả khi chúng chỉ phát sinh một lần trong năm.
Lập danh sách các giao dịch phát sinh sẽ giúp cải thiện tính chính xác của báo cáo tài chính. Đây chính là bước đầu trong quá trình soát xét hàng tháng.
Kế toán ghi sổ và kế toán trưởng thực hiện soát xét cuối tháng
Các số liệu và thông tin trên báo cáo tài chính cần được kiểm tra. Và xem xét kỹ lưỡng tính chính xác trước khi công khai. Sẽ không dễ để kế toán ghi sổ có thể tìm ra toàn bộ những sai sót của mình. Chính vì vậy, ở bước này nên chia làm hai phần. Thứ nhất, soát xét sổ cái tài khoản, đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác. Thứ hai, so sánh chênh lệch giữa dự toán và thực tế tại Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Tìm ra những giao dịch bất thường.
Tất cả các giao dịch bất thường phải được ghi chép lại để người tiếp theo thực hiện soát xét. Việc này sẽ làm giảm thiểu lượng câu hỏi phát sinh ở mỗi cấp soát xét. Đồng thời có thể đi kèm cùng báo cáo tài chính trình lên Ban giám đốc.
Kế toán doanh thu/chi phí thực hiện soát xét cuối tháng
Kế toán doanh thu/chi phí chịu trách nhiệm soát xét tính chính xác các tài khoản. Sổ cái các tài khoản thuộc phần việc của mình trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Xem thêm:
- Đại lý thuế là gì
- Dịch Vụ Đại Lý Thuế Thành Phố Hồ Chí Minh
- Công ty đại lý thuế uy tín nhất TP HCM
- Dịch vụ kế toán trọn gói
- Dịch vụ kế toán thuế trọn gói
Phát hiện, kiểm tra sai sót tài chính
Đề nghị một thành viên trong công ty đọc báo cáo tài chính. Phát hiện xem có vấn đề gì không.
Mỗi doanh nghiệp phải có những quy định riêng về các giao dịch cần được xem xét kỹ lưỡng hơn. Khi phát hiện sai sót. Nhân lực phụ trách soát xét cần xác định phương pháp khắc phục. Các vấn đề và biện pháp khắc phục phải trình lên người ra quyết định.
Báo cáo Quản lý cấp cao/Ban giám đốc
Các báo cáo tài chính (Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Bảng cân đối kế toán) phải được trình lên Quản lý cấp cao và Ban giám đốc xét duyệt. Đi kèm các báo cáo này là phần giải thích các giao dịch bất thường cũng như các vấn đề/biện pháp giải quyết.
Ban giám đốc kiểm tra Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, đảm bảo tất cả các chênh lệch lớn đã được giải trình. Đồng thời, ban giám đốc cũng xem xét các vấn đề tồn đọng, giải pháp cũng như hướng dẫn nhân viên giải quyết vấn đề. Chưa đóng dấu vào các báo cáo.
Một điểm cần lưu ý là bất cứ vấn đề nào phát hiện tại khâu này phải được giải quyết triệt để. Hàng tháng nên thảo luận về những vấn đề còn tồn tại.
Tái dự toán Doanh thu & Chi phí
Hầu hết các doanh nghiệp đều bắt đầu chuẩn bị dự toán ngân sách 4 hoặc 5 tháng trước khi năm mới bắt đầu. Nói cách khác đến cuối năm, số liệu thực tế sẽ được so sánh với số liệu dự toán của khoảng 16 hoặc 17 tháng trước đó.
Chúng ta không thể dự đoán được tương lai. Bởi vậy, số liệu dự toán luôn là ước tính.
Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, đôi khi việc tái dự toán doanh thu, chi phí sẽ được thực hiện trong năm, có thể theo quý, sau 6 hoặc 9 tháng. Việc tái dự toán này cần đảm bảo đầy đủ nhân lực.
Dự toán dòng tiền
Việc dự toán này là không cần thiết đối với một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Đối với doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả, dự toán dòng tiền sẽ là một công cụ hữu hiệu khi thực hiện giao dịch với ngân hàng.
Dự toán dòng tiền phải dựa trên tái dự toán doanh thu, chi phí cũng như số dư tài khoản ngân hàng thường xuyên được cập nhật đến thời điểm hiện tại.
Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình soát xét báo cáo tài chính hàng tháng. Có thể biết được tính tuân thủ của báo cáo tài chính do nhân viên mình lập. Giảm thiểu các sai sót trong quá trình điều chỉnh.